Privacy verklaring

Indien u lid wordt van VVV’03 of om een andere reden persoonsgegevens aan ons verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met dit beleid te verwerken. Wij adviseren u om het privacy beleid door te lezen en eventueel te bewaren voor uw eigen administratie.

Dit privacy beleid is voor het laatst gewijzigd op 1 januari 2019.

1.1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Persoonsgegevens zijn alle informatie waarmee een natuurlijke persoon (de betrokkene) kan worden geïdentificeerd of identificeerbaar is. De persoonsgegevens die wij van u kunnen verwerken (d.w.z. van ontvangen en opslaan tot aanpassen, doorsturen en verwijderen), zijn onder meer:
a. basisinformatie zoals uw voor- en achternaam, geslacht of uw bedrijfsgegevens;
b. contactgegevens zoals woon- en postadres, (mobiele)telefoonnummer of e-mailadres;
c. aanvullende persoonsgegevens zoals geboortedatum;
d. financiële informatie zoals uw bankrekeningnummer;
e. persoonsgegevens die u ons geeft als u formulieren van ons invult, zoals opleidings- en loopbaangegevens;
f. alle overige persoonsgegevens die wij van of over u krijgen of die wij zelf kunnen verkrijgen, zoals social media accounts, en die wij gebruiken voor de in sub 3 genoemde doelen.

1.2. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?
In de meeste gevallen verkrijgen wij uw persoonsgegevens van u zelf, bijvoorbeeld als u zich aanmeldt bij onze vereniging, uw sponsor van onze voetbalclub wordt middels een contract, een formulier van onze vereniging invult, bij ons solliciteert, uw visitekaartje aan ons geeft of uit informatie die wij krijgen tijdens (telefoon)gesprekken en (e-mail)contact met u.

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens ook op andere manieren verkrijgen, bijvoorbeeld via (openbare) registers (zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel) of uit openbare bronnen en websites.

1.3. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
In alle relaties die wij aangaan zijn persoonsgegevens nodig om uiteindelijk een zo goed mogelijke dienstverlening en samenwerking te bieden. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Lidmaatschap
Wij verwerken alleen die gegevens die nodig zijn voor de voorbereiding, uitvoering en afronding (facturatie) van het betreffende lidmaatschap.

Nevenactiviteiten vereniging
Bij aanmelden voor het verrichten van nevenactiviteiten (vrijwilligerstaken) verwerken wij uw persoonsgegevens. Deze gebruiken wij om te kunnen volgen welke taken worden verricht, om u te kunnen contacteren over het verrichten van activiteiten of om u uit te nodigen voor evenementen.

Sponsordoeleinden
Wij verwerken alleen die (bedrijfs)gegevens die nodig zijn voor de voorbereiding, uitvoering en afronding (facturatie) van het betreffende sponsorpakket.

Deelname aan onze evenementen
Bij aanmelding voor een van onze events kunnen wij vragen om uw persoonsgegevens. Deze gebruiken wij om uw aanmelding te bevestigen of u op de hoogte te houden van het betreffende event.

Nakomen wettelijke verplichtingen en (beroeps)regels
Wij bewaren persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen gesteld door derde instanties, zoals certificeringsvereisten. Verder bewaren wij persoonsgegevens om te voldoen aan voor werkgevers geldende regelgeving, zoals uw contract, controle van identificatie of administratieve vereisten.

Tevredenheidsonderzoeken
Wij proberen meer aandacht te schenken om te weten wat u van onze vereniging vindt. Daarom kunnen wij u uitnodigen een klanttevredenheidsonderzoek in te vullen.

1.4. Op welke gronden verwerken wij persoonsgegevens?
Wij mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken als daarvoor een rechtsgrond bestaat. De verwerkingen vinden plaats op basis van een van de volgende rechtsgronden uit de AVG:

a. Voor de uitvoering van een overeenkomst, zoals o.a. een lidmaatschap;
b. Vanwege een wettelijke verplichting;
c. Met uw toestemming;
d. Vanwege een gerechtvaardigd belang.

1.5. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Het kan nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens delen met derde partijen en overige leden. Dat kan in onder meer de onderstaande gevallen:
1. Het lidmaatschap en teamindelingen; b. Om aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, bijvoorbeeld een registratie bij de Kamer van Koophandel voor bestuursfuncties; c. Externe dienstverleners die wij inschakelen voor verwerkingen zoals arbeidscontracten; d. Andere leden die betrokken zijn bij de hosting of organisatie van onze events; e. Via onze website of social media kan

Derden aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf eveneens verantwoordelijk voor de verwerking van die gegevens en voor de naleving van de AVG. Als een derde uw persoonsgegevens verwerkt als verwerker namens VVV’03, dan sluiten wij een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de eisen van de AVG.

Voor het lidmaatschap maken wij gebruik van de diensten van de KNVB via SportLink. De KNVB verzorgt de registratie dat u als lid voetbal gerechtigd bent. Wij voeren de benodigde gegevens in op SportLink, waarop deze worden geüpload via de KNVB. De KNVB kan gegevens in geval van tuchtzaken delen met andere verenigingen. Verder zijn uw gegevens inzichtelijk voor gebruikers van de KNVB

wedstrijdzaken app en voetbal.nl app. U kunt er zelf voor zorgen dat uw persoonsgegevens worden afgeschermd.
Voor salarisverwerking, verzuim, websitebeheer en financiële administratie maken wij gebruik van externe dienstverleners. Met deze externe dienstverleners hebben wij een verwerkersovereenkomst waar uw gegevens niet verder worden verstrekt aan derde partijen zolang daarvoor geen rechtsgrond is.

1.6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld en vastgelegd. Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn dan houden wij ons aan die termijnen.

1.7. Hoe zijn de persoonsgegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens tegen te gaan.

Als u vragen heeft over de beveiliging van uw persoonsgegevens of als u misbruik ervan vermoedt, neemt u dan contact met ons op via secretaris@vvv03.nl

1.8. Welke rechten heeft u?
U kunt de persoonsgegevens die wij van u verwerken inzien. U heeft het recht uw persoonsgegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is. Ook kunt u onder bepaalde omstandigheden de verwerking beperken, ons verzoeken uw gegevens over te dragen of bezwaar maken tegen de verwerking. Wij zullen beoordelen of we aan uw verzoek tegemoet kunnen komen. Ook heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens).

Het is mogelijk dat wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen. Bijvoorbeeld omdat de verwerking van bepaalde persoonsgegevens vereist is voor het uitoefenen van de sport of vanwege andere uitzonderingen, zoals wettelijke vereisten. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken.

1.9. Contact met ons opnemen
Als u meer wilt weten of vragen of klachten heeft over onze verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen via: secretariaat@vvv03.nl

Omdat wij dit beleid van tijd tot tijd kunnen aanpassen raden wij u aan om deze pagina regelmatig te bekijken zodat u op de hoogte bent van de wijzigingen. Als we ons privacy beleid ingrijpend veranderen dan publiceren wij dat ook via een duidelijk bericht op onze website. Als wij uw gegevens voor een andere verwerking willen gebruiken, dan zullen wij u actief informeren.

X